Uffici che sembrano saturi nei momenti di punta, sale riunioni che appaiono sempre occupate nei calendari, interi piani che nella percezione di chi gestisce l’edificio “funzionano bene”. L’utilizzo reale degli spazi è quasi sempre molto diverso da quello che si immagina.
La distanza tra ciò che sembra e ciò che accade realmente nei luoghi di lavoro genera spesso problemi diffusi e, talvolta, anche costosi. Ridurre questo divario richiede una soluzione semplice: misurare ciò che accade realmente negli spazi.
In questo articolo spieghiamo perché l’occupancy percepita trae in inganno e come le organizzazioni possono usare i dati reali di utilizzo per prendere decisioni più consapevoli.
Il divario tra occupancy percepita e utilizzo reale degli spazi
All’interno dei luoghi di lavoro capita di frequente che nessuno sappia realmente in che modo vengano utilizzati gli spazi: quelle che sembrano certezze sono in realtà impressioni, non scenari frutto di misurazioni oggettive.
Come riportato da FMLink: 4 responsabili su 5 tra professionisti di corporate real estate, workplace management e facility management dichiarano di non avere i dati necessari per prendere decisioni consapevoli sulla gestione degli spazi. Il dato più significativo è che solo il 19% basa le proprie scelte su dati reali, mentre più di un terzo si affida all’istinto.
In sintesi, la maggior parte delle organizzazioni gestisce gli spazi sulla base di percezioni, e le conseguenze sono concrete: spazi mal dimensionati, impianti che consumano più del necessario, decisioni che rischiano di non rispecchiare il modo in cui le persone lavorano davvero.
L’occupancy percepita, oltre a essere imprecisa, è anche sistematicamente ottimistica. Le persone tendono a ricordare i momenti di maggiore presenza e a sottostimare quelli di vuoto. I dati servono a correggere questo bias in modo oggettivo.
Cosa rivelano i dati sull’utilizzo reale degli spazi: il caso delle aree sottoutilizzate
Tra i risultati più ricorrenti che emergono dall’analisi dei dati di occupancy c’è uno schema che si ripete con notevole costanza: una parte significativa degli spazi risulta regolarmente sottoutilizzata.
Non si tratta di spazi abbandonati o dimenticati, ma di aree che appaiono perfettamente funzionali ai responsabili, mentre i dati mostrano che restano vuote per gran parte del tempo
Questo tipo di divario ha conseguenze concrete su più fronti.
- Efficienza energetica: climatizzare, illuminare e ventilare spazi vuoti come se fossero occupati è uno degli sprechi più silenziosi e più diffusi negli edifici aziendali. I sistemi HVAC tradizionali lavorano su orari e presenze presunte, non su presenze reali. Incrociare i dati sull’occupancy con quelli ambientali permette di allineare i consumi all’uso oggettivo degli spazi.
- Costi immobiliari: esiste un costo diretto nel mantenere superfici inutilizzate. I dati di occupancy offrono la base informativa per valutare se la dimensione degli spazi è coerente con la domanda reale.
- Progettazione degli spazi: le decisioni sul layout (quante postazioni, quante sale riunioni…) prese senza dati reali rischiano di compromettere le effettive modalità di lavoro. I dati permettono di ridisegnare gli spazi sulla base dell’uso reale, non di quello ipotizzato.
La fotografia non racconta tutta la storia
Uno degli errori più comuni nella lettura dell’occupancy è concentrarsi solo sui momenti di punta. I picchi saltano naturalmente più all’occhio: i giorni in cui l’ufficio è pieno sono quelli più visibili e su cui si costruisce la percezione che lo spazio sia interamente utilizzato.
Ma i picchi non sono rappresentativi del lungo periodo.
Questo ha implicazioni dirette sulle decisioni: dimensionare gli spazi sul picco significa pagare una capacità che resta inutilizzata la maggior parte del tempo. Il monitoraggio continuo dei dati occupancy permette di leggere la distribuzione reale della presenza, non solo nei momenti di massima affluenza, e di progettare o gestire gli spazi di conseguenza.
Da dati a decisioni: come usare l’occupancy reale in modo strategico
Misurare l’utilizzo reale degli spazi non è un esercizio di rendicontazione: è il punto di partenza per un approccio data-driven alla gestione degli edifici.
Questo si traduce in applicazioni concrete su tre livelli.
Il primo è quello operativo: sapere in tempo reale quali spazi sono occupati permette di regolare dinamicamente la qualità dell’aria, la temperatura e l’illuminazione in funzione della presenza effettiva. Non più impianti che lavorano a pieno regime su spazi vuoti, ma sistemi che si adattano alla realtà di ogni momento. Il risultato è misurabile in termini di consumo energetico e di qualità ambientale percepita dagli occupanti.
Il secondo è quello gestionale: i dati storici sull’occupancy permettono di identificare pattern ricorrenti (quali giorni sono più affollati, quali aree vengono evitate, quando si concentrano i picchi) e di intervenire prima che i problemi diventino evidenti. Un sistema di monitoraggio che storicizza i dati nel tempo diventa uno strumento di pianificazione, non solo di misurazione.
Il terzo è quello strategico: le decisioni su layout, dimensionamento degli spazi e politiche di presenza possono finalmente essere prese su basi oggettive. L’approccio data-driven aiuta a compiere decisioni strategiche più consapevoli e opportune.
Perché la tecnologia è la condizione necessaria
La distanza tra occupancy percepita e utilizzo reale si colma con misurazioni continue, affidabili e disaggregate per zona.
I metodi tradizionali, come conteggi manuali, dati badge e prenotazioni, forniscono informazioni utili ma incomplete. I conteggi manuali non sono attendibili. I badge dicono chi è entrato nell’edificio, non dove si trova. Le prenotazioni tracciano le intenzioni, non la presenza effettiva: il fenomeno degli spazi prenotati ma vuoti è uno dei più comuni negli uffici ibridi.
I sensori IoT per il monitoraggio dell’occupancy operano in modo diverso: rilevano la presenza in tempo reale, zona per zona, in modo continuo e anonimo. Integrati con i sistemi di gestione dell’edificio e con una piattaforma di analisi, trasformano il flusso di dati grezzi in misurazioni oggettive, pattern facilmente interpretabili e una base solida per decisioni informate, sia quotidiane che di lungo periodo.
Aircare Società Benefit integra il monitoraggio dell’occupancy con quello della qualità dell’aria e del comfort ambientale, offrendo una lettura completa di come gli spazi vengono vissuti: non solo quante persone ci sono, ma in che condizioni lavorano.
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